Privacyverklaring
VOF de Energieschool
KvK-nummer: 63225212
Vestigingsplaats: ’s-Hertogenbosch
Website: www.energieschool.nl
E-mail: info@energieschool.nl
Versie: september 2026
Bij de Energieschool werken we met mensen. Vertrouwen, persoonlijke aandacht en zorgvuldigheid vinden wij belangrijk. Dat geldt niet alleen tijdens onze opleidingen en lessen, maar ook voor de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt.
- Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
VOF de Energieschool is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
VOF de Energieschool
KvK-nummer: 63225212
Vestigingsplaats: ’s-Hertogenbosch
Website: www.energieschool.nl
E-mail: info@energieschool.nl
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop je met de Energieschool in contact komt en van de opleiding, bij- of nascholing, training of andere activiteit waaraan je deelneemt.
Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam, adres en woonplaats;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- geboortedatum wanneer dit voor een opleiding, certificaat, diploma of accreditatie noodzakelijk is;
- bedrijfsnaam en KvK-gegevens bij een zakelijke inschrijving;
- factuur- en betaalgegevens;
- gegevens over gevolgde opleidingen en onderwijsactiviteiten;
- aanwezigheid en studievoortgang;
- opdrachten, toetsen, examens en beoordelingen;
- behaalde certificaten en diploma’s;
- correspondentie en communicatie met de Energieschool;
- gegevens die je zelf verstrekt via een intake- of inschrijfformulier;
- foto’s, video- of geluidsopnamen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruik van onze website en online leeromgeving.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.
- Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om:
- inschrijvingen te verwerken;
- de overeenkomst met een deelnemer uit te voeren;
- opleidingen, lessen en andere onderwijsactiviteiten te organiseren;
- deelnemers te informeren over lesdagen en praktische zaken;
- toegang te verlenen tot de online leeromgeving;
- betalingen en facturen te verwerken;
- aanwezigheid en studievoortgang te administreren;
- opdrachten, toetsen en examens te beoordelen en administreren;
- certificaten en diploma’s te verstrekken en later te kunnen verifiëren;
- waar nodig te voldoen aan eisen rondom accreditatie of erkenning;
- vragen te beantwoorden en contact met deelnemers te onderhouden;
- onze wettelijke administratie te voeren;
- onze dienstverlening en opleidingen te organiseren en verbeteren;
- nieuws, opleidingen en activiteiten van de Energieschool onder de aandacht te brengen wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Persoonsgegevens worden niet zonder geldige reden voor andere doeleinden gebruikt.
- Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
De Energieschool verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor volgens de AVG een geldige grondslag bestaat.
Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met een deelnemer hebben gesloten.
Sommige gegevens verwerken wij omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie.
In bepaalde situaties kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van gegevens, bijvoorbeeld voor een goede en veilige bedrijfsvoering. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.
Wanneer toestemming noodzakelijk is, vragen wij deze afzonderlijk. Een gegeven toestemming kan weer worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van het gebruik dat vóór het intrekken van die toestemming heeft plaatsgevonden.
- Intakeformulieren en gezondheidsgegevens
Bij bepaalde opleidingen of praktijkonderdelen kan het voor veilige en verantwoorde deelname noodzakelijk zijn dat wij vooraf bepaalde informatie van een deelnemer ontvangen.
Dit kan in sommige gevallen informatie over gezondheid of andere persoonlijke omstandigheden betreffen.
Gezondheidsgegevens behoren tot de bijzondere persoonsgegevens. Wij gaan daar extra zorgvuldig mee om en vragen alleen naar informatie die daadwerkelijk noodzakelijk is.
Wanneer verwerking van bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk is, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor volgens de AVG een geldige grondslag en een toepasselijke uitzondering bestaat.
Intakegegevens worden alleen ingezien door personen die deze informatie voor het betreffende doel nodig hebben.
Intakeformulieren die voor deelname aan een opleiding zijn ingevuld en niet meer noodzakelijk zijn, worden na afronding van de betreffende opleiding zorgvuldig vernietigd of verwijderd.
Gezondheidsgegevens worden niet zonder noodzaak opgenomen in het permanente opleidings- of alumnidossier.
De Energieschool bouwt in het kader van haar onderwijsactiviteiten geen medisch dossier van deelnemers op.
- Online leeromgeving en digitale dienstverlening
De Energieschool kan gebruikmaken van een online leeromgeving en andere digitale systemen voor onder andere lesmateriaal, communicatie, inschrijvingen en betalingen.
Hiervoor kunnen wij samenwerken met externe dienstverleners.
De periode waarin deelnemers toegang hebben tot een online leeromgeving kan per opleiding verschillen. De betreffende toegangsperiode wordt bij de opleiding of in de bijbehorende informatie vermeld.
Het beëindigen van toegang tot de online leeromgeving betekent niet automatisch dat alle administratieve gegevens van de deelnemer worden verwijderd. Voor deze gegevens gelden de afzonderlijke bewaartermijnen uit deze privacyverklaring.
Persoonlijke inloggegevens zijn uitsluitend bestemd voor de deelnemer en mogen niet met anderen worden gedeeld.
- Delen van persoonsgegevens met anderen
De Energieschool verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met organisaties die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals partijen die betrokken zijn bij:
- de online leeromgeving;
- betalingsverwerking;
- financiële administratie;
- website en hosting;
- IT-dienstverlening;
- e-mailcommunicatie;
- online lessen;
- accreditatie, toetsing of certificering wanneer dit voor de betreffende opleiding noodzakelijk is.
Wij delen daarbij alleen gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.
Waar nodig maken wij met dienstverleners afspraken over een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.
- Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer hiervan sprake is, zien wij erop toe dat persoonsgegevens worden verwerkt volgens de eisen van de AVG en dat de vereiste waarborgen voor de doorgifte van persoonsgegevens aanwezig zijn.
- Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting, accreditatie-eis of ander gerechtvaardigd doel een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.
Opleidings-, diploma- en certificaatgegevens
De gegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen vaststellen welke opleiding een deelnemer bij de Energieschool heeft gevolgd en welk diploma of certificaat is behaald, worden langdurig bewaard. Hierdoor kunnen wij ook jaren na afronding van een opleiding controleren en bevestigen dat iemand een opleiding bij de Energieschool heeft gevolgd of afgerond en eventueel een vervangend bewijs verstrekken.
Wij bewaren hiervoor alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de gevolgde opleiding en het behaalde resultaat te kunnen vaststellen.
Toetsen, examens en opdrachten
Gemaakte toetsen, examens, beoordelingen en ingeleverde opdrachten bewaren wij in beginsel tot twee jaar na afronding van de betreffende opleiding.
Wanneer een accrediterende of erkennende instantie een andere bewaartermijn voorschrijft, kunnen wij daarvan afwijken.
Intakeformulieren en bijzondere persoonsgegevens
Intakeformulieren die uitsluitend nodig zijn voor deelname aan een opleiding worden na afronding van die opleiding verwijderd of vernietigd wanneer zij niet langer noodzakelijk zijn.
Financiële administratie
De gegevens die behoren tot onze fiscale basisadministratie, waaronder facturen en relevante betaalgegevens, bewaren wij gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn. Voor de fiscale basisadministratie bedraagt deze termijn in beginsel zeven jaar.
Online leeromgeving
De toegang tot de online leeromgeving verschilt per opleiding. De betreffende periode wordt bij de opleiding bekendgemaakt.
Nieuwsbrief en communicatie
Gegevens die wij gebruiken voor nieuwsbrieven en andere commerciële communicatie bewaren wij zolang wij deze daarvoor rechtmatig mogen gebruiken of totdat iemand zich afmeldt of bezwaar maakt.
Wij controleren periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn en verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer de bewaartermijn is verstreken en er geen andere geldige reden bestaat om ze te bewaren.
- Contact met oud-studenten en nieuwsbrieven
Wij vinden het waardevol om ook na afronding van een opleiding contact te kunnen houden met oud-studenten.
Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief en in de toekomst mogelijk via een community of andere communicatievormen.
Wij versturen commerciële elektronische communicatie alleen wanneer dit volgens de daarvoor geldende regels is toegestaan.
Wanneer toestemming nodig is, vragen wij deze afzonderlijk.
Iedere commerciële e-mail bevat een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.
Een afmelding voor commerciële communicatie betekent niet automatisch dat alle persoonsgegevens worden verwijderd. Gegevens die wij bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting of voor het registreren van behaalde diploma’s of certificaten mogen of moeten bewaren, blijven volgens de daarvoor geldende bewaartermijn bewaard.
- Foto’s en video
Tijdens opleidingen, live lesdagen, bijeenkomsten en andere activiteiten van de Energieschool kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt.
Wij kunnen bij de inschrijving afzonderlijk toestemming vragen om foto’s of video waarop een deelnemer herkenbaar in beeld is te gebruiken voor communicatie en promotie van de Energieschool, bijvoorbeeld op onze website, sociale media, in nieuwsbrieven of in ander online of gedrukt communicatiemateriaal.
Het geven van deze toestemming is vrijwillig en is geen voorwaarde om aan een opleiding deel te kunnen nemen.
Wanneer een deelnemer geen toestemming heeft gegeven, gaan wij hier tijdens het maken en selecteren van beeldmateriaal zorgvuldig mee om.
Wanneer het gebruik van beeldmateriaal is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming voor toekomstig gebruik worden ingetrokken via info@energieschool.nl.
- Online lessen en opnamen
Wanneer een online les wordt opgenomen, informeren wij deelnemers hierover.
Daarbij maken wij duidelijk waarvoor de opname wordt gebruikt en voor wie deze beschikbaar is.
Opnamen van lessen waarop deelnemers herkenbaar in beeld of hoorbaar zijn, worden zorgvuldig behandeld en niet zonder geldige grondslag voor andere doeleinden gebruikt.
Deelnemers mogen zelf geen beeld- of geluidsopnamen maken van lessen, docenten of mededeelnemers zonder voorafgaande toestemming van de Energieschool en, waar nodig, van de betrokken personen.
- Website en cookies
Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.
Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Voor cookies waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk verplicht is, wordt deze toestemming gevraagd voordat de betreffende cookies worden geplaatst.
Meer informatie over de cookies die daadwerkelijk op onze website worden gebruikt, wordt waar nodig opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of cookie-instellingen op de website.
- Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of misbruik.
Medewerkers, docenten en andere personen die namens de Energieschool toegang hebben tot persoonsgegevens, worden geacht zorgvuldig en vertrouwelijk met deze informatie om te gaan.
- Jouw privacyrechten
Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Afhankelijk van de situatie kun je ons onder andere vragen om inzage in de gegevens die wij van je verwerken, gegevens te verbeteren, gegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.
Ook kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking, vragen om overdracht van gegevens of een eerder gegeven toestemming intrekken.
Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via:
Om persoonsgegevens te beschermen kunnen wij, wanneer dat noodzakelijk is, vragen om aanvullende informatie waarmee wij kunnen controleren of het verzoek daadwerkelijk van de betreffende persoon afkomstig is. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.
Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.
- Vragen of klachten over privacy
Heb je vragen over deze privacyverklaring of ben je niet tevreden over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@energieschool.nl.
Wij vinden het belangrijk om vragen of klachten zorgvuldig te behandelen en proberen deze graag samen op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Wijzigingen
Onze organisatie, opleidingen, digitale systemen en wet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd worden aangepast.
De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website.
Wanneer een belangrijke wijziging directe gevolgen heeft voor de wijze waarop wij persoonsgegevens van bestaande deelnemers verwerken, informeren wij hen hierover wanneer dat noodzakelijk is.
VOF de Energieschool
KvK-nummer: 63225212
’s-Hertogenbosch
www.energieschool.nl
info@energieschool.nl
Versie: september 2026